Comment organiser sa semaine de travail ?

L’organisation de votre semaine de travail dans votre agenda reflète votre gestion du temps. C’est dans notre agenda que se cristallisent toutes les successions de petites décisions qui déterminent la façon dont nous gérons notre temps. Certains ont déjà des semaines chargées où il n’est pas facile de s’y retrouver, mais surtout un vrai casse-tête pour faire face à l’imprévu. D’autres, au contraire, ont un programme léger. Pourtant, ils se sentent complètement débordés et se demandent où va leur temps.

Quel que soit votre profil, bien organiser votre semaine de travail dans votre agenda peut vous aider :

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• à reprendre le contrôle,
• à gagner en productivité
• et à réduire le stress des semaines de travail.

Voici donc 6 conseils pour mieux utiliser votre agenda afin d’être plus efficace chaque semaine.

Nota Bene : L’organisation de votre semaine dans votre calendrier dépend en partie de votre travail, mais pas seulement. Vous trouverez ici des conseils qui peuvent être appliqués, quelle que soit votre activité.

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Un agenda pour les rendez-vous, mais pas seulement.

Pour bien organiser votre semaine de travail dans votre agenda, l’essentiel est de la considérer non pas comme un simple outil de prise de rendez-vous, mais comme un outil de gestion du temps. Cela signifie qu’il faut bien réfléchir à son contenu.

1. Notez tout, y compris vos temps cachés.

Pascale Bélorgey dans « The Time Management Toolbox » recommande de mettre absolument tout dans son journal. Quoi exactement ?

• Les rendez-vous.
• Temps de production : séances de travail pour les tâches de routine et en arrière-plan.
• Temps de préparation des réunions (avec des informations en pièces jointes).
• Les temps de trajet.
• Rendez-vous personnels (en mode privé).
• Calendrier et jalons.
• Et même vos plages de disponibilité.

L’idée ici est d’avoir une vision précise de votre temps disponible en mettant en évidence les « temps cachés ». Autre avantage : partager avec vos interlocuteurs votre temps réellement disponible leur permettra, en amont, de s’adapter. Cela vous évitera de trop jouer à Tetris dans votre calendrier.

✍️ Action

Ouvrez votre agenda pour la semaine à venir et demandez-vous :

• Quelles sont les périodes cachées ?
• A-je correctement pris en compte ?

Prenez l’habitude de vous poser ces questions chaque fois que vous ajoutez quelque chose à votre agenda.

NB : Pour ceux qui préfèrent avoir 2 agendas : un pro, un personnel

• Avoir un agenda professionnel distinct du vôtre agenda personnel a :
  • L’avantage de fixer une limite claire entre le pro et le personnel,
  • L’inconvénient de perdre la vision globale et ainsi de risquer de prendre des décisions qui affectent votre équilibre, alors que d’autres solutions existent.
• Pour limiter ce biais tout en gardant votre système d’organisation, je vous conseille d’inscrire au moins vos engagements personnels dans votre agenda professionnel (ex : déjeuner en famille, cours de sport…). Vous éviterez ainsi trop souvent de mettre au piège vos engagements personnels au profit de vos engagements professionnels.

2. Prévoyez toujours 20 % à 30 % en cas d’imprévus.

C’est la règle #1 pour éviter d’être débordé : toujours bloquer 20 à 30 % en cas d’imprévu.

Cela peut sembler beaucoup pour vous. Mais en réalité, vous vous rendrez vite compte que ces niches vous seront très utiles. Par exemple, pour :

• Une réunion à reporter
• Un dossier urgent à traiter avec au dernier moment,
• Un problème de transport vous obligeant à reporter certaines tâches,
• Un retard dans un projet
• …

Et si jamais, une semaine, aucun événement imprévu ne se présente, ce sera l’occasion pour vous de respirer ou d’aller de l’avant.

Comment le faites-vous concrètement

• Définissez un minimum de 2 heures de sauvegarde par semaine : utile pour déplacer facilement une réunion ou une tâche de fond nécessitant de la concentration.
• Planifiez des temps tampon entre les événements pour gérer les bordereaux de planification, les débordements et éviter de courir entre deux réunions (15 à 30 minutes).
• Ajoutez d’autres petits blocs de temps « imprévus » en adaptant la durée et la fréquence en fonction de votre activité et des événements imprévus les plus fréquents que vous observez.

✍️ Action

Dans votre calendrier, vérifiez que des créneaux « imprévus » sont bloqués chaque semaine. Sinon, planifiez-les dès maintenant pour les prochains mois.

3. Utiliser des codes couleur

Pour tout noter dans son journal est une bonne chose, mais certains d’entre vous peuvent me dire qu’en faisant cela, vous ne pouvez plus rien voir. Pour visualiser votre semaine en un coup d’œil, appliquez un code couleur.

Ainsi, vous distinguerez facilement :

• Les rendez-vous des séances de travail,
• L’important du courant,
• Le pro du personnel,
• Les types d’activités

Vous pourrez également :

• Prendre des décisions plus rapidement en cas d’ajustement de votre calendrier.
• Avoir une vision claire de l’organisation de votre semaine et de votre équilibre.
• Personnaliser votre code couleur en fonction de vos besoins et de votre activité (ex : rendez-vous professionnel important = rouge, personnel = bleu, gestion d’équipe = jaune…).

✍️ Action

Définissez votre code couleur. Testez sur une semaine et ajustez.

Une organisation par blocs de temps

4. Entraînez-vous au traitement par lots et au blocage du temps

Quelle est la différence avec le blocage du temps ?

• Le traitement par lots est une technique qui consiste à regrouper des tâches similaires. Vous l’avez peut-être déjà découvert dans les 30 conseils de productivité :

« Regrouper des tâches similaires dans le même créneau vous permettra de gagner en efficacité. En faisant ces activités en même temps, vous éviterez ainsi de prendre du temps à chaque fois que vous vous y attardez et rechargez des informations utiles. »

• Le blocage du temps consiste à organiser votre agenda avec des blocs de temps, plutôt que des mini-créneaux de travail. Par exemple :
  • « Production » ou « session de travail » = temps pour faire une présentation, ou travailler sur un rapport,
  • « Team » = temps consacré à la gestion et à la gestion de l’équipe,
  • « Intendance de la maison » (course, nettoyage, repas…)
  • « Sport et détente »

En croisant le traitement par lots et le blocage du temps, vous obtenez une semaine de travail organisée en grands blocs thématiques , regroupant des tâches similaires. Un moyen efficace d’éviter la propagation et la surplanification.

✍️ Action

1. Identifiez les blocs temporels :

• Quelles tâches puis-je regrouper ?
• Quels sont les principaux thèmes qui décrivent le mieux l’utilisation de mon temps sur une semaine ?

2. Testez le blocage et le traitement par lots en réorganisant votre agenda en grands blocs de temps selon ces thèmes (hors rendez-vous bien sûr).

5. Tenez compte de vos pics de productivité.

Peut-être avez-vous remarqué que vous n’avez pas la même énergie selon les jours de la semaine, et même les moments de la journée. Par exemple :

• Le lundi, vous devez commencer la semaine en douceur
• Mardi, vous êtes très motivé et vous allez vite
• Le jeudi, la semaine se fait sentir, vous êtes plus fatigué et vous progressez mieux sur des tâches plus fraîches.
• Vendredi, votre tête est un demi-week-end, vous êtes plus productif sur les tâches de routine, ou au contraire : la date limite du week-end vous donne un coup de pouce pour tout terminer avant le week-end.
• Vous êtes plutôt du soir (ou du matin) : vous êtes mieux à même de travailler sur des tâches de fond à certains moments de la journée
• Après le déjeuner, les réunions sont vraiment difficiles pour vous, vous avez tendance à faire un plongeon de nez 😉

Pour être plus efficace au travail, n’hésitez pas à prendre en compte votre les niveaux d’énergie dans l’organisation de vos semaines. Par exemple :

• Point administratif et budget le lundi matin.
• Séance de travail sur les dossiers prioritaires le mardi de référence le mercredi et le jeudi (mais pas de 14h à 15h)
• Pas de travail de fond le vendredi après-midi car il est impossible de se concentrer.

Certains organisent même leur semaine avec des journées thématiques :

• Lundi : Activité A
• Mardi : Activité B
• …

Faites le test et vous serez peut-être surpris de voir votre productivité décupler.

✍️ Action

1. Identifiez vos variations énergétiques et vos pics de productivité.
2. Imaginez un horaire type pour votre semaine de travail.
3. Testez-le pendant une semaine et faites le point : qu’est-ce qui a fonctionné ? Pire, moins bien ? Qu’est-ce que tu veux

6. Procédez par ordre de priorité dans votre agenda

Il est bon de tout noter dans votre ordre du jour. C’est encore mieux d’établir des priorités. En effet, certaines semaines, vous ne serez pas en mesure de tout faire. Commençons par vos priorités :

• L’arbitrage sera plus facile si tout ne correspond pas à votre horaire.
• Et surtout, vous vous assurez de ne pas perdre de vue vos objectifs tout en tenant compte des éventuelles contraintes.

Concrètement ? Par exemple,

1.Voici comment je procède :

• Vérification des rendez-vous et des délais : Ajout de temps « tampon » s’ils n’ont pas déjà été effectués (par exemple temps de préparation, temps de transport, temps si le planning est dépassé)
• Mettre en évidence les événements et les importants délais (par exemple : mettre en rouge)

2.Ajustement des activités récurrentes en fonction des contraintes de la semaine, à ne pas manquer :

• Un créneau dédié au bilan et au plan de la semaine en fin de semaine.
• Deux fois par jour pour traiter les e-mails (de préférence avant midi et en fin d’après-midi).

3. Ajout de blocs de temps importants pour atteindre les priorités de la semaine.

4. Planifier des congés pour maintenir l’équilibre, en particulier :

• Les pauses déjeuner (pour éviter d’avoir des réunions entre midi et deux heures).
• Les pauses (surtout pour les jours déjà très chargés).

4. Ajout de blocs de temps pour les événements imprévus.

5. Organisation d’autres tâches professionnelles et personnelles (à l’exclusion des priorités) sur le temps restant.

✍️ Action

1. Bloquez-vous un créneau Vendredi ou dimanche pour faire le point sur l’organisation de la semaine à venir.
2. Au cours de cette session, planifiez votre semaine dans votre calendrier en suivant ces étapes.
3. Faites ensuite le point : de quoi vous souvenez-vous ? Quelles améliorations souhaitez-vous mettre en œuvre ?

C’est à vous de décider

Et je vous ai donné ici 6 conseils pour organiser efficacement vos semaines de travail dans votre agenda.

Passez une bonne semaine !